Privacyreglement van Pace Taleninstituut bv

van toepassing op de elektronische en fysieke verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan een taal- en inburgeringstraject

Artikel 1  Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. bedrijf: Pace Taleninstituut bv;
  2. G.J.H. Verlaat: directeur van Pace Taleninstituut bv;
  3. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
  4. persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
  5. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
  6. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
  7. opdrachtgever: individuele opdrachtgever, bedrijf of instelling;
  8. derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene.
Artikel 2  Doelstelling van het bestand

De doelstelling van het bestand is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van de aan Pace Taleninstituut bv verstrekte opdrachten.

Artikel 3  Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat uitsluitend gegevens van deelnemers aan een taal- of inburgeringstraject bij Pace Taleninstituut bv.

Artikel 4  Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
  1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 onder meer de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
  2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene);
  3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.
Artikel 5  Verantwoordelijke
  1. De directeur van Pace Taleninstituut bv is verantwoordelijk voor het bestand en is verantwoordelijk voor de registratie overeenkomstig deze regeling;
  2. De directeur van Pace Taleninstituut bv coördineert de voorzieningen die getroffen moeten worden om de naleving van deze regeling te verzekeren.
Artikel 6  Functioneren van het bestand
  1. Het doen functioneren van het bestand gebeurt uitsluitend in opdracht van de directeur van Pace Taleninstituut bv en de door deze aangewezen medewerkers met inachtneming van de door Pace Taleninstituut bv vastgestelde voorschriften;
  2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.
Artikel 7  Toegang tot het bestand
  1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
  2. het management;
  3. de trajectbegeleiders;
  4. de administratief medewerkers.
  5. Tot het bestand kan uitsluitend via autorisatie toegang worden verkregen door middel van een wachtwoord.
Artikel 8  Verstrekking van gegevens aan derden
  1. Uit het bestand worden geen gegevens aan een derde verstrekt, tenzij:
  2. zulks voortvloeit uit het doel van het bestand;
  3. dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
  4. dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
  5. instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
  6. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
Artikel 9  Bewaring en vernietiging van de gegevens

Indien er gedurende vijf jaar geen contact tussen de betrokkene en Pace Taleninstituut bv is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. In de eerste week van elk kwartaal gaan we na van welke dossiers we de gegevens uit de database zullen ruimen. De fysieke dossiers  gaan vervolgens in de papierversnipperaar. De elektronische dossiers worden verwijderd.

Artikel 10 Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift
  1. De betrokkene of zijn gemachtigde heeft het recht zich tot Pace Taleninstituut bv te     wenden met het verzoek om inzage in persoonsgegevens hem betreffende die door  Pace Taleninstituut bv worden verwerkt. Pace Taleninstituut bv geeft binnen 4 weken antwoord naar aanleiding van het verzoek;
  2. Indien er gegevens worden verwerkt, geeft Pace Taleninstituut bv een overzicht  hiervan, het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens, de (categorieën van) ontvangers van gegevens, alsmede de herkomst van de gegevens;
  3. De betrokkene of zijn gemachtigde krijgt inzage in het bestand voor zover het betreft de gegevens die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld;
  4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de directeur van Pace Taleninstituut bv gericht verzoek hiertoe;
  5. De beslissing van de directeur van Pace Taleninstituut bv op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld;
  6. Pace Taleninstituut bv eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift;
  7. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
Artikel 11 Correctierecht
  1. De betrokkene of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen, heeft het recht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd;
  2. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij de directeur van Pace Taleninstituut bv;
  3. De reactie van Pace Taleninstituut bv op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld;
  4. Pace Taleninstituut bv draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd;
  5. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
Artikel 12 Beroep
  1. Indien Pace Taleninstituut bv weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, zich tot de arrondissementsrechtbank te Amsterdam wenden, met het schriftelijk verzoek Pace Taleninstituut bv, namens de verantwoordelijke te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen;
  2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen.

Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen;

  1. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot het College Bescherming Persoonsgegevens te Den Haag wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van het College Bescherming Persoonsgegevens bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
Artikel 13 Organisatie en beveiliging
  1. Het bestand wordt beheerd door de managers van Pace Taleninstituut bv. Feitelijk beheren de managers en de administratief medewerkers het elektronische bestand en de dossiers.

Het management en de andere functionarissen hebben toegang tot het bestand voor zover dat voor de uitoefening van hun functie relevant is.

  1. De verantwoordelijke draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 14 communicatie met klanten en opdrachtgevers

Pace Taleninstituut bv informeert personen op wie het privacyreglement van toepassing is  mondeling (tijdens de intake) en schriftelijk (middels het cursuscontract)over het bestaan en de inhoud van het privacyreglement.